Wie Meetings funktionieren könn(t)en

Bitte!! Keine endlosen und inhaltsbefreiten Meetings mehr! Fünf praktische Gedanken, wie Sie Ihre Meetings einfach und effizient verbessern könnten, mit Ihnen.


Die gute alte Vorbereitung

Was soll das Ergebnis Ihres Meetings sein? Sie wissen natürlich, dass eine Tagesordnung zielführend oder gar notwendig ist! Wenn diese den TeilnehmerInnen vorab bekannt ist hilft das meistens auch. Nehmen Sie sich beim Erstellen der Agenda aber auch ein paar Minuten Zeit, um für sich zu notieren, was für Sie ein befriedigendes Ergebnis für jeden Punkt wäre? Vielleicht wollen Sie die Zeit investieren um zu überlegen, wie und in welchem Zeitrahmen Sie das in Ihrem Meeting erreichen können.

Wer wird anwesend sein?

Was sind die Erwartungen der TeilnehmerInnen? Wer wird darauf reagieren und wie? Bedenken Sie auch das! Sie wollen sicher nicht erst im Meeting verzweifelt nach "Verbündeten" oder "Helfern" suchen, oder?

Legen Sie das Ziel und den Rahmen bereits in der Einleitung fest

Für alte Meetinghasen ist es Gang und Gebe zeitlich, inhaltlich oder methodisch einen Rahmen festzulegen. Andere nehmen sich dafür schlichtweg keine Zeit... "weil das ja eh klar ist!". Wirklich? Den TeilnehmerInnen geben diese paar Minuten Sicherheit und Orientierung. Es ist auch eine Möglichkeit, um sich "Committment" abzuholen. Und wenn Sie schon vorher wissen, dass es ein "Monstermeeting" wird, dann seien Sie doch ehrlich und sprechen Sie es gleich an.

Visualisieren Sie!

Bitte keine faden oder unlesbaren PowerPoints, ellenlange Agenden oder Stöße von Kopien! Keep it simple and stupid! Strichzeichnungen oder die wichtigsten Punkte in sauberer Schrift auf einem Flipchart oder auf Moderationskarten, wirken oft schon Wunder. Manche müssen Dinge sehen um folgen zu können. Wenn Sie einen Punkt abgeschlossen haben, haken Sie ihn ab. Das wirkt! Kennen Sie Techniken wie "Mindmapping" oder "Mindflipping"? (Mehr Tipps zum Visualisieren im Videolink unten).

Wenn Sie nicht fertig werden...

Keine Panik! Hoffentlich haben Sie Ihre Agenda nach Prioritäten organisiert und begonnen abzuarbeiten. Sie wissen ja, wichtige und dringende Dinge zuerst (auch wenn Sie unangenehm sind)! Dringende und unwichtige Dinge delegieren. Aber nicht  auf wichtige und nicht dringende Dinge vergessen. Unwichtiges und nicht Dringendes kann ein wenig warten und ist daher eher zuletzt gereiht!

Wenn Sie Ihre Meetings immer selbst leiten und prinzipiell lieber ohne MeetingbegleiterIn bzw. ModeratorIn auskommen, hoffe ich, dass diese Gedanken den ein oder anderen Anstoß gegeben haben um Ihren Arbeitsalltag etwas freudvoller zu gestalten.

Hier der Videolink mit brauchbaren Visualisierungstipps (Dauer 4:26 Minuten - auch für "nicht-Künstler").